Presentación.
Por medio de la Ley 1581 de 2012 se dictan las disposiciones generales para el tratamiento y protección de datos personales en Colombia. CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales utilizará el presente manual que establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que de ellas recoja o haya recogido en bases de datos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales.
Así, el que se indica a continuación es El Manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.
Es de aclarar este manual no aplicará para solicitudes de eliminación de bases de datos de archivos de información periodística y contenidos editoriales, teniendo en cuenta el artículo segundo (2°) de la Ley 1581 de 2012 que dispuso:
“El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación (…) d) A las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales (…)”.
Como es de apreciar, ésta exclusión da un tratamiento especial a la información periodística y de contenidos editoriales de los medios de comunicación en relación con sus datos noticiosos. Así mismo la jurisprudencia interpretó los alcances de los contenidos sujetos al Habeas Data, la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011 de control de constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria 1581 de 2012 se pronunció al punto de la excepción mencionada en los siguientes términos:
(…) “Constitucionalidad del literal d): la excepción de “datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales”
“Esta restricción es necesaria en la medida en que a través de ella se está asegurando el respeto a la libertad de prensa. La jurisprudencia ha sido enfática en señalar que el “ámbito de protección de la libertad de expresión en sentido genérico consagrada en el artículo 20 Superior, es la libertad de prensa, que se refiere no solo a los medios impresos sino a todos los medios masivos de comunicación.”.
OBJETIVO
El objetivo de este manual es reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales por parte de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
La sociedad CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS., es una empresa editorial de nacionalidad colombiana, domiciliada en la ciudad de Bogotá, debidamente constituida y registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., identificada con el NIT. 830028446-4; dedicada a la edición de libros, revistas, coleccionables de carácter científico cultura, quien es la responsable del tratamiento de los datos:
Razón social: CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS
Dirección: Cra. 16 # 96 – 64 Of. 210
Teléfonos: 3142429195
Página web: WWW.GESTIONYNEGOCIOS.CO
Email: [email protected]
ALCANCE
El alcance del presente manual es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos tales como: Empleados, Proveedores, Clientes y Usuarios (en lo pertinente) de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, los cuales sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS.
El presente manual no aplicará a:
- A los datos de uso exclusivamente personal o doméstico.
- A los datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- A los datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia del Estado.
- A los datos de información periodística y otros contenidos editoriales.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
- A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
Definiciones.
Para los efectos de este Manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales, y atendiendo a los términos de la ley deben tenerse presentes las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Consulta: solicitud de información sobre los datos personales que constan en una base de datos, la cual es formulada por el Titular de los mismos o la persona autorizada para ello;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad de Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Reclamo: Petición o exigencia formulada por el titular de datos personales o la persona autorizada para ello, alrededor de los datos personales incluidos en una base de datos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos, en cualquier tecnología conocida o por conocer.
PRINCIPIOS
A continuación se enumeran, constituyen los parámetros generales mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente a los datos personales de las personas a las que le es aplicable el tratamiento de sus datos:
- Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CONTENIDO
Tratamiento a que serán sometidos los datos y finalidad del tratamiento. El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los Empleados, Potenciales Empleados, Trabajadores Retirados, Accionistas, Proveedores, Potenciales Proveedores, Clientes y Usuarios de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS.
Tratamientos Generales de la información: ∙ Procesar. ∙ Confirmar. ∙ Cumplir. ∙ Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros. ∙ Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios. ∙ Realizar transacciones. ∙ Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policiva o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros. ∙ Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación. ∙ Recolección. ∙ Almacenamiento. ∙ Grabación. ∙ Uso. ∙ Circulación. ∙ Procesamiento. ∙ Supresión. ∙ Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos. ∙ Registros contables. ∙ Correspondencia. ∙ Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas. Tratamiento General de Información de los accionistas: ∙ Efectuar el pago de dividendos. ∙ Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales. ∙ Contactos. ∙ Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
Tratamiento General de Información de los proveedores: conformada por los titulares de información de quienes CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS recibe bienes o servicios ∙ Para fines comerciales. ∙ Contabilización. ∙ Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias. ∙ Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. ∙ Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores. ∙ Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información. ∙ Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías. Tratamiento General de Información de los clientes: conformada por los titulares de información a quienes CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS les vende bienes, presta servicios, envía información o invita a eventos comerciales y académicos. ∙ Para fines comerciales. ∙ Ofrecimiento de bienes y servicios. ∙ Publicidad y mercadeo. ∙ Alianzas comerciales. ∙ Contabilización. ∙ Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. ∙ Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias. ∙ Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías. ∙ Facturación.
Tratamiento General de Información de los empleados, conformada por los titulares de información que tienen o tuvieron una relación laboral con CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes: ∙ Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.) ∙ En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información. ∙ En el caso de requerimientos judiciales y legales. ∙ Contabilización y pago de nómina. ∙ Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes. ∙ Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral. ∙ Realizar transacciones. ∙ Pago de beneficios extralegales. ∙ Auditorias. ∙ Análisis estadísticos. ∙ Mantener base de datos de candidatos. ∙ Capacitación y formación. ∙ Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.
Autorización.
Las bases de datos estructuradas por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS cuentan en algunos casos con autorización previa e informada de los titulares de información, en los casos en que no se cuenta con autorización ello se debe a que son datos de naturaleza pública por constar, por ejemplo, en las cámaras de comercio.
En los casos en que se tiene autorización del titular, esta se ha recolectado directamente de él y en los que no se tienen se recolectan se la Cámara de Comercio de Bogotá, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia financiera, Solidaria, eventos y ferias de participación.
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información. Basado en lo anterior y a través de este manual, se implementa los mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular de la información. Mecanismos para otorgar Autorización La autorización por parte del titular podrá constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización. Teniendo en cuenta lo anterior, CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS deja de presente que la autorización en todo caso será mediante documento físico y/o digital, el cual deberá contar con la firma del Titular de la información, lo cual no obsta que más adelante se establezcan mecanismos diferentes para otorgar la autorización. A través de la autorización se pondrá en conocimiento del Titular de la información o de su representante en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el hecho que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, almacenamiento y el uso específico que se dará a los mismos, y además: a. La persona quien recopila la información (especificando si es el Responsable o el Encargado del tratamiento). b. Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopilan Datos Sensibles. c. La finalidad del tratamiento de los datos. d. Los mecanismos a través de los cuales pueden ejercer sus derechos como Titulares de la información (acceso, corrección, actualización o supresión de los datos).
Prueba de la Autorización. CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS en su calidad de responsable y de Encargado del Tratamiento dispondrá de los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización (en los casos que dan lugar) por parte del Titular de la información para el tratamiento de estos.
Aviso de privacidad. El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.
Contenido del aviso de privacidad. El aviso de privacidad incluirá: a. La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable o del Encargado del Tratamiento. b. El Tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c. Los mecanismos dispuestos CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología a elección de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS. Según el grupo de personas cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad, en el cual se especificará detalladamente los puntos anteriormente descritos para cada uno de los mismos.
Derechos de los titulares de información tratada por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, en los términos de la ley, le garantiza al titular de los datos personales que trate, los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS salvo cuando se exceptúe como requisito para el Tratamiento en los términos de la ley.
c) Ser informado por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la protección y tratamiento de la información personal.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento ante el Responsable del Tratamiento de la información personal.
Deberes del Responsable del tratamiento de la información personal.
En los términos de la ley son deberes de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS solo hará uso de los datos personales conforme a la ley Estatutaria 1581 de 2012, por lo cual teniendo en cuenta el art. 17 se compromete a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, en caso de que exista, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Procedimientos para acceso, consulta y reclamación.
Indicaciones a aplicar para todos los Procedimientos:
- Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un causahabiente del Titular.
- En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento, teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan.
Acceso. Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del tratamiento, garantizando:
a. El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales.
b. El acceso a sus datos personales.
c. Las circunstancias del tratamiento de los datos personales.
Consulta. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será resuelta por el área responsable. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresará los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamo. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes premisas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso si la comunicación es dirigida a CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS y no tiene la calidad para responder la comunicación, CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará conocimiento de esta a la sociedad que deba dar respuesta. En caso de que CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad. La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.
4. Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archives y bases de datos o tratamientos realizados por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS. Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS.
Requisito al proceso. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS.
Revocatoria de la autorización. De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de no respecto a los mencionados alcances. CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS al ser responsable o el encargado del Tratamiento, según el caso, deberá confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS no se presentan el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes. La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.
Seguridad de la información. Medidas de seguridad de la información. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS para la protección de la información contenida en las bases de datos comprenden la asignación de responsabilidades y autorizaciones en materia de tratamiento de información personal, la implementación de acuerdos de confidencialidad con las personas que manejan o tienen acceso a la información personal, control de seguridad para el recurso humano una vez finalizado el contrato de trabajo consiste en la restricciones al acceso a la información personal tratada por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, se implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Se hace ratifica en estas políticas de control y protección:
1.- La información tratada por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS se realiza sólo por sus empleados y para las finalidades aquí establecidas (Política de control)
2.- Los empleados de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS no pueden realizar copias de la información personal tratada por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS
3.- Los empleados de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS no tienen acceso remoto a la información personal tratada por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS.
Registro de las Bases. CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS en su calidad de responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.
Aceptación. Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Manual, al momento de proporcionar sus datos.
De los titulares de información se podrá recolectar la siguiente información:
Nombre o razón social, cédula o NIT, número telefónico fijo, número telefónico celular, e-mail, cargo, profesión, arte, oficio o actividad económica, referencias financieras, referencias comerciales, referencias personales, esta se ha recolectado directamente de él.
También la recolección de datos se realiza por medio de la Cámara de Comercio de Bogotá, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia financiera, Solidaria, eventos y ferias de participación.
La información se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser usada como prueba en cualquier judicial o administrativo y será suministrada a las autoridades previo requerimiento de estas.
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS no está obligado a recoger y tratar datos personales por ninguna ley de la Republica de Colombia, pero toda vez que lo hacer para cumplir las finalidades antes dichas, se somete y cumple establecido en la ley 1581 de 2012.
Canales de atención al titular
Los medios que CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS ha puesto a disposición de los titulares de información (proveedores, contactos, empleados) para la atención de sus consultas, peticiones y reclamos son los siguientes:
Sitio web: www.gestionynegocvios.co
Correo electrónico: protecció[email protected]
Punto de atención personal: Cra 16 # 96 – 64 Of. 210 Bogotá D.C.
Telefónicamente: 3142429195
Forma de tratamiento de las bases de datos.
Almacena y administra sus bases de datos en forma automatizada ya que lo hace con la ayuda de herramientas electrónicas o informáticas y está ubicada directamente en un servidos de la compañía.
Información contenida en la base de datos.
Las bases de datos personales tratadas por CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS contienen información de personas menores y mayores de edad según la legislación de Colombia, de estas se tienen datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación relacionados con la actividad comercial y profesional y con la actividad privada.
Transferencia internacional de datos.
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS NO ha realizado ni realiza transferencia internacional de la información contenida en las bases de datos. Y en todo caso, si en algún momento un titular de información solicitara la transferencia internacional de su información se requerirá su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Cesión de bases de datos.
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS NO ha realizado ni realiza cesión de las bases de datos creadas por él, ni autorizada préstamo ni ningún tipo de aprovechamiento sobre la misma, ni a sus empleados ni a terceros.
Actualización de la información contenida en las bases de datos.
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS Realizará actualización de la información contenidas en las bases de datos previo reporte de los titulares de esta o verificación de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS y en los términos de la ley.
Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
Este es el texto del Manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) de CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS, el cual fue elaborado bajo la instrucción y supervisión de la administración para que produjese efectos en los términos de la ley y se actualizará de acuerdo con las nuevas reglamentaciones de ley vigentes.
CEO BUSINESS SAS – GESTION & NEGOCIOS NIT. 901617585