En 2024, Colombia alcanzó un récord de 1,56 millones de empresas formales activas, según datos de la Presidencia de la República. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan desafíos en la gestión de sus gastos operativos, un proceso clave que abarca desde la solicitud de compras y la relación con proveedores hasta la ejecución de pagos y el control presupuestario. Optimizar este proceso no solo mejora la eficiencia, sino que también fortalece la sostenibilidad y competitividad empresarial.
El desafío de la gestión de gastos
Para muchas empresas, la gestión del gasto sigue siendo un proceso fragmentado, con áreas trabajando en silos y generando falta de visibilidad, duplicidad de esfuerzos y decisiones poco estratégicas. «Las empresas pierden control sobre su ejecución de gasto y presupuesto, además de enfrentar altos costos y retrasos cuando operan con sistemas globales que no se ajustan a las particularidades locales», explica Ariel Puga, CEO & Co-Founder de Finnecto.
Con base en su experiencia automatizando la gestión de compras y pagos, Finnecto comparte seis recomendaciones clave para que las empresas optimicen sus gastos operativos y mejoren su control financiero.
- Descentralizar la gestión, pero centralizar la visibilidad del gasto
Uno de los principales problemas en la gestión de gastos es la dispersión de información entre áreas como finanzas, compras, operaciones, legal, auditoría y tecnología. Centralizar la visibilidad del gasto en una única plataforma permite entender en tiempo real qué se está gastando, dónde y por qué, facilitando un mayor control y alineación estratégica.
Es clave implementar soluciones digitales accesibles para todos los empleados y áreas, garantizando que las solicitudes y aprobaciones de gasto sean transparentes y eficientes.
- Adaptar los procesos a las necesidades locales
Las empresas que operan en Colombia deben considerar las particularidades fiscales, contables y regulatorias del país, como la gestión de retenciones y reportes a entidades reguladoras. Ignorar estos factores no solo incrementa los riesgos financieros y legales, sino que también genera fricciones operativas que ralentizan la ejecución del gasto.
Optar por soluciones tecnológicas que integren estos requisitos desde el inicio garantiza el cumplimiento normativo y reduce costos administrativos.
- Digitalizar y automatizar los procesos de solicitud, aprobación y pago
La digitalización de órdenes de compra, facturas y flujos de aprobación reduce drásticamente los tiempos operativos y los errores humanos.
Según Finnecto, sus clientes han reportado:
- Ahorros del 10% al 12% mensual gracias a una mejor planificación y control del gasto
- Reducción del 60% en los tiempos de ejecución del gasto, desde la solicitud inicial hasta el pago final
Automatizar estos procesos permite a las empresas tomar decisiones más estratégicas y operar con mayor agilidad.
- Optimizar la relación con los proveedores
Los proveedores juegan un rol crucial en la gestión de gastos, impactando costos, eficiencia y cumplimiento normativo. Automatizar su gestión, desde la digitalización de documentos hasta la evaluación y validación de proveedores, elimina procesos manuales y mejora la toma de decisiones.
«La capacidad de identificar y trabajar con proveedores confiables de manera eficiente fortalece la operación y reduce riesgos», destaca Puga.
- Utilizar datos para mejorar continuamente
Contar con reportes en tiempo real permite:
- Identificar patrones de gasto y prever impactos financieros
- Detectar áreas de mejora y eliminar gastos innecesarios
- Alinear la ejecución del presupuesto con la estrategia empresarial
Aprovechar herramientas de análisis de datos transforma la gestión de gastos en un proceso inteligente y estratégico.
- Integrar los sistemas ERP para mayor eficiencia
Al digitalizar la gestión de gastos, es fundamental que la solución elegida se integre de manera nativa con sistemas ERP como SAP, Oracle, NetSuite o Odoo.
Una integración fluida permite:
- Reducir tiempos de configuración
- Evitar desarrollos adicionales costosos
- Adaptarse rápidamente a la infraestructura tecnológica existente
Esto disminuye costos operativos y mejora la eficiencia sin necesidad de personalizaciones complejas.
Las grandes empresas deben evolucionar hacia una gestión de gastos más eficiente y estratégica. La digitalización y automatización de procesos no solo optimiza costos, sino que también garantiza mayor control, transparencia y cumplimiento normativo.
En un entorno empresarial cada vez más competitivo, aquellas organizaciones que adopten soluciones tecnológicas tendrán una ventaja clave para operar con mayor agilidad y sostenibilidad.