La compañía avanza en la digitalización de operaciones administrativas y comerciales. Entre los principales cambios están la automatización de certificados tributarios, un nuevo portal para su red de concesionarios y la migración de sus integraciones tecnológicas a la nube.
La transformación digital comienza a mostrar resultados concretos en procesos que, aunque no siempre son visibles para el consumidor final, tienen un impacto directo sobre la eficiencia de las empresas. Ese es el caso de Auteco, que redujo de 11 a tres días el tiempo requerido para incorporar nuevos proveedores a su sistema, como parte de un proceso de modernización tecnológica de su operación.
La ensambladora colombiana también automatizó la generación de certificados tributarios y puso en marcha un modelo de autogestión para su red de concesionarios, con el objetivo de trasladar una mayor parte de los pedidos y recaudos hacia canales digitales.
El cambio responde a una problemática común en organizaciones con operaciones de gran escala: mientras el negocio crece, algunos procesos administrativos pueden continuar dependiendo de correos electrónicos, trámites manuales o de la intervención de diferentes áreas. En el caso de Auteco, la compañía identificó precisamente esos puntos como parte de su proceso de modernización.
Tres procesos bajo la lupa
Uno de los avances más relevantes se produjo en la incorporación de proveedores. El procedimiento involucraba anteriormente diferentes áreas, formatos y tiempos de espera que podían extenderse hasta 11 días. Con la digitalización del flujo y su conexión con el sistema de gestión empresarial de la compañía, el proceso se redujo a tres días.
El segundo frente corresponde a los certificados tributarios. Antes, su generación podía requerir solicitudes e intervenciones del equipo contable. Ahora, según la información suministrada por la compañía, el sistema genera, registra y entrega esos documentos de forma automatizada.
El tercer componente está relacionado con su red comercial. Auteco implementó un Dealer Portal para sus 487 concesionarios, desde el cual pueden realizar pedidos, gestionar pagos y consultar el estado de las operaciones. La meta de la empresa es que el 60 % de los pedidos y recaudos se tramite por este canal.
Más allá de incorporar nuevas herramientas, el desafío está en convertir la tecnología en mejoras que puedan medirse en tiempos, costos y capacidad operativa.
“Nuestro reto es ir identificando las mayores fricciones y convertirlas en procesos más ágiles y medibles”, explicó Jorge Iván Cadavid, director de Transformación y Eficiencia Corporativa de Auteco. El ejecutivo destacó como primeros resultados la reducción de tiempos para proveedores, la automatización tributaria y una mayor autonomía de los concesionarios.
De los sistemas locales a la nube
La modernización también alcanzó la infraestructura tecnológica. Auteco migró el 100 % de sus integraciones, anteriormente operadas sobre infraestructura local y sistemas heredados, hacia un entorno administrado en la nube mediante SAP Integration Suite.
Este movimiento puede ser especialmente relevante para futuras iniciativas digitales porque permite que nuevos proyectos partan de una arquitectura tecnológica previamente conectada y documentada, en lugar de desarrollar integraciones independientes para cada necesidad.
Para Catalina Manrique, Country Manager de SAP Colombia, uno de los aspectos centrales del proyecto fue identificar primero los procesos críticos y establecer métricas sobre ellos antes de avanzar en su digitalización.
La automatización desarrollada por la compañía también fue reconocida como semifinalista en un hackatón de innovación, de acuerdo con la información entregada por las empresas participantes.
La eficiencia administrativa también entra en la transformación digital
El caso pone sobre la mesa una discusión que está ganando terreno en las organizaciones: la transformación digital no necesariamente comienza en los proyectos más visibles para el cliente. También puede avanzar desde procesos internos como compras, gestión de proveedores, impuestos, facturación, recaudo o integración de sistemas.
La diferencia está en la posibilidad de traducir la inversión tecnológica en indicadores concretos. En este caso, la reducción de 11 a tres días en la incorporación de proveedores, la automatización de tareas tributarias y la autogestión de una red de casi 500 concesionarios permiten establecer métricas para evaluar el impacto del proceso.
Para Auteco, el siguiente desafío será ampliar ese modelo hacia nuevas áreas y comprobar si la automatización puede traducirse no solo en menores cargas administrativas, sino también en mayor velocidad de respuesta para proveedores, equipos internos y red comercial.
