Las start-ups se enfrentan a una presión constante para ser competitivas y lograr un crecimiento sostenible. La RPA se convierte en un aliado estratégico al permitir que se enfoquen en su visión a largo plazo.
Por Orlando Gómez Camacho
En el vasto y acelerado panorama de las start-ups, cada minuto cuenta para lograr el éxito y mantenerse a la vanguardia. Sin embargo, muchos emprendimientos se encuentran atrapados en una trampa de tareas manuales y repetitivas que consumen tiempo y recursos valiosos.
Tomemos como ejemplo un emprendimiento que se dedica a la venta de productos online. Con un creciente número de pedidos, el equipo se enfrenta a la ardua tarea de procesar manualmente cada solicitud de compra, verificando la información del cliente, generando facturas y actualizando el inventario.
Este proceso —meticuloso y propenso a errores— consume una gran cantidad de tiempo y recursos, limitando la capacidad de la empresa para crecer y expandirse. Además, el equipo se encuentra bajo una presión constante para satisfacer las expectativas de entrega rápida y un servicio al cliente impecable. ¿Cómo puede la start-up superar estos desafíos y mantenerse competitiva en el mercado digital? Es una pregunta recurrente entre las empresas emergentes.
La respuesta está en la Automatización de Procesos Robóticos, una tecnología que utiliza software para automatizar tareas repetitivas en sistemas digitales, imitando las acciones manuales que realizamos los seres humanos, pero a través de computadores.
LIBERANDO TIEMPO Y TAREAS
“Aunque inicialmente fue implementada para reducir la nómina —algo un poco cruel— lo cierto es que la RPA se utiliza actualmente para reducir riesgos en las operaciones y para que los profesionales lleven una mejor calidad de vida, liberándolos del trabajo manual y repetitivo”, asegura el vicepresidente de Data para Latinoamérica norte de Keyrus, Carlos Eduardo Díaz.
Además, con la alta presión que sufren las empresas para ser cada vez más competitivas, “aumentar el número de empleados puede ser algo que desvela a los guardianes del presupuesto”, prosigue el ejecutivo de Keyrus. “Es por ello que algunos profesionales acaban sobrecargados, teniendo que realizar funciones que deberían ser delegadas a otras personas. Es cuando la RPA actúa radicalmente en esta brecha, liberando un tiempo valioso para los empleados”.
Al delegar tareas rutinarias a los robots de software, los miembros de equipo pueden dedicarse a actividades más creativas, tales como la mejora de productos, la innovación y el desarrollo de relaciones con los clientes.
EFICIENCIA OPERATIVA
Ahora bien, la RPA también mejora la eficiencia operativa de los emprendimientos. Al automatizar procesos, se reducen los errores humanos y se logra una mayor precisión en las actividades realizadas. Es así como los bots de software ejecutan las tareas de manera consistente y siguiendo reglas predefinidas, lo que minimiza la posibilidad de equivocaciones y mejora la calidad del trabajo realizado.
A primera vista, puede parecer que la implementación de RPA conlleva costos significativos para las nuevas empresas. Existen diversos factores que pueden influir en los costos, incluyendo la adquisición de licencias de software, la contratación de expertos o la capacitación de personal. El ROI puede variar dependiendo del alcance de la automatización, el tamaño y complejidad de los procesos automatizados, los costos asociados con la implementación y el ahorro de tiempo y recursos obtenidos.
COSTOS Y ROI
“En la automatización de procesos, los bots necesitan soporte, mantenimiento y actualizaciones regulares para interactuar con los sistemas”, dice Luis Nieto, co-fundador y director comercial de 2NV. “Para ello, ofrecemos modelos flexibles de soporte y actualización mediante expertos, principalmente desarrolladores. El costo se establece por hora, a través de bolsas de 30 a 60 horas”.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los beneficios a largo plazo superan los costos iniciales. Eso incluye ahorros en costos operativos, reducción de errores, aumento de la productividad y eficiencia, liberación de tiempo para tareas de mayor valor, así como mejora en la calidad de los servicios.
Para Germán Borrero, presidente de MQA, “Otro beneficio es el cumplimiento normativo a entes reguladores”. Esto ocurre generalmente cuando por operaciones excesivamente manuales la compañía puede recibir penalidades qué afectan las finanzas”.
En materia de costos, lo importante es que los procesos no sean complejos y que no requieran integrarse con otras tecnologías como OCR o sistemas legados, así lo asegura Leonardo García, director de ventas de Rocketbot. “Esto permitirá que el retorno de la inversión sea muy rápida”.
CARGAS OPERATIVAS
Según García, “se debe iniciar por procesos que generen una carga operativa significativa en la organización, o procesos que requieran una atención inmediata, para evitar incumplimientos de SLAs (niveles de servicio) o multas”. El área financiera por lo general es donde más carga operativa se genera y donde se gestiona el dinero que mantiene a la compañía, por esto se debería iniciar allí, recalca.
Al seleccionar los procesos adecuados para la automatización y contar con un soporte especializado, las start-ups pueden lograr un retorno de inversión rápido y significativo. Siendo conscientes de los costos asociados y realizando un análisis adecuado del ROI, las empresas emergentes pueden aprovechar al máximo los beneficios de los robots de software.
«En lugar de enfocarse únicamente en los altos costos asociados a RPA, es crucial que las startups analicen su visión estratégica y el camino para convertirse en una empresa inteligente», finaliza Germán Borrero de MQA. «Esto marcará el camino hacia la solución de automatización adecuada y la elección de un socio tecnológico para su implementación. Una vez se tenga claridad sobre estas decisiones, las empresas emergentes pueden buscar acuerdos con tecnológicas que ofrezcan productos bajo el modelo SaaS, evitando altos costos de inversión en infraestructura.»