De acuerdo con la más reciente Encuesta Nacional de Logística, el 59,9 % de las empresas de transporte en Colombia afirma implementar acciones de logística verde. Sin embargo, la dependencia del papel en procesos como órdenes de compra, guías de despacho y comprobantes de entrega sigue siendo una práctica extendida. Esta realidad representa un desafío para los esfuerzos del sector en materia de sostenibilidad y eficiencia operativa.
El investigador Fernando Junca señala que el embalaje de productos y las impresiones son las principales actividades que demandan papel en las compañías, lo que conlleva la tala de millones de árboles y un alto consumo de agua. Frente a esto, cada vez más organizaciones buscan soluciones tecnológicas que les permitan reducir el uso de papel y optimizar sus operaciones.
Un estudio de McKinsey & Company concluye que la digitalización documental puede disminuir los costos administrativos hasta en un 25 % y mejorar la eficiencia operativa hasta en un 30 %. En línea con esto, S&P Global reporta que el 40 % de las empresas de logística y transporte considera que la adopción de la nube tiene el mayor impacto en su transformación digital.
“Hoy, las empresas líderes del sector han dado el salto del papel a la nube, implementando sistemas de gestión documental digital en logística. Esta transformación no solo reduce costos, sino que también aporta eficiencia, transparencia y trazabilidad en todas las etapas de la cadena de suministro”, explica Juan Ángel, Country Manager de Drivin en Colombia.
Drivin ofrece precisamente una solución en esa dirección: un software de gestión de transporte (TMS) que permite planificar, monitorear y analizar rutas de despacho, además de almacenar y consultar todos los documentos operativos en la nube, accesibles en tiempo real. “Esto se traduce en un ahorro significativo en tiempo del personal, materiales de oficina y espacio físico para archivo”, afirma Ángel.
Los riesgos de seguir trabajando en papel
La logística tradicional está compuesta por procesos que la digitalización ya ha demostrado poder optimizar, aportando eficiencia, trazabilidad y sostenibilidad. Mantener una operación basada en papel implica enfrentar varios desafíos:
- Retrasos en validaciones: la información no fluye en tiempo real.
- Errores humanos: registros manuales duplicados o incompletos.
- Falta de visibilidad: los procesos no se pueden auditar de manera ágil.
- Altos costos ocultos: impresión, transporte y almacenamiento de documentos.
- Riesgos legales: pérdida de papeles críticos ante reclamos o fiscalizaciones.
Un sistema TMS centraliza la documentación en un único entorno digital, conectando información de órdenes de transporte, facturas, comprobantes, pruebas de entrega (firma digital o fotografía), certificados de calidad, permisos sanitarios, licencias de conducción, revisiones vehiculares y reportes de auditoría. Lo que antes ocupaba archivadores físicos ahora puede estar disponible con un clic y sin riesgo de extravío.
La digitalización del sector logístico colombiano avanza con fuerza. Según Gartner, un 38 % de las empresas ya está optimizando la tecnología de su cadena de suministro, con foco en mejorar la productividad y la sostenibilidad. En ese contexto, la adopción de un sistema de gestión documental digital no solo impulsa la eficiencia, sino que también asegura el cumplimiento normativo y la trazabilidad total en un entorno donde la logística debe ser rápida, confiable y sostenible.
